Secrétaire médicale - Bilingue

London, ON

AN ENGLISH VERSION WILL FOLLOW

Secrétaire médicale - Bilingue

Un (1) poste permanent à temps plein - 35h/semaine

Lieu de travail:  London

Échelle salariale annuelle:  44 400 $ - 53 968 $, avantages sociaux compétitifs, fonds de pension HOOPP

Responsabilité générale

Sous l’autorité de la Directrice du secteur Santé primaire, la secrétaire médicale accomplit les tâches générales en rapport aux services cliniques, en tenant les dossiers (électroniques ou papier) et les renseignements confidentiels à jour, et en offrant un soutien administratif aux intervenants médicaux.

Responsabilités spécifiques

• Recevoir la clientèle et les appels à la clinique médicale, clarifier la nature et l’urgence des besoins.  Retourner tout appel laissé sur la boîte vocale
• Tenir l’horaire des rendez-vous médicaux, annulations ou reports.  Confirmer les rendez-vous et consigner les présences et absences
• Coordonner les rendez-vous des consultations et examens externes et en assurer le suivi

• Suivre l’arrivée des résultats de laboratoire par voie électronique ou télécopieur et en assurer la destination au besoin (pour les résultats anormaux).
• Appeler les hôpitaux, laboratoires et spécialistes pour obtenir les rapports ou résultats de tests en cas de besoin
• Assurer au besoin le suivi des prescriptions des patients auprès des pharmacies
• Préparer les horaires des intervenants dans le système électronique et en assurer l’exactitude
• Tenir à jour la liste des médecins, pharmacies, cliniques et laboratoires de la région
• Imprimer les dossiers médicaux des clients pour demande d’assurance, avocat, déménagement du client ou autre…

• Respecter la confidentialité et les lois relatives à la confidentialité

• Participer aux réunions d’équipe et du personnel
• Assurer l’approvisionnement de tous les formulaires nécessaires à la clinique médicale
• Créer les formulaires nécessaires le cas échéant
• Remplacer la secrétaire réceptionniste au besoin (heure de dîner, pause, soirée ou congé)
• Former le personnel de la réception sur les questions de secrétariat médical
• Faire tout autre travail jugé pertinent par la Directrice

Education, aptitudes et expériences

• Diplôme en secrétariat médical d’un collège reconnu ou formation/expérience jugée équivalente
• Connaissances de base en traitement de texte ainsi qu’en base de données
• Un minimum de deux années d’expérience en secrétariat médical
• Excellente connaissance parlée et écrite du français et de l’anglais
• Excellente capacité à communiquer avec la clientèle et les partenaires extérieurs
• Être disposé/e à travailler selon un horaire variable et à se déplacer pour répondre aux besoins de la clientèle
• Aptitude à travailler de façon autonome et au sein d’une équipe
• Capacité d’adaptation et à gérer plusieurs demandes simultanément
• Sens aigu de la résolution de problèmes et de l’organisation
• Avoir accès à un véhicule automobile et détenir un permis de conduire valide de l'Ontario

Veuillez nous faire parvenir votre candidature avec lettre de présentation et Curriculum vitae rédigés en français ou en anglais.

Le CSCHN souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi. Des mesures d'adaptation aux besoins des personnes handicapées sont offertes sur demande par le CSCHN. Nous ne communiquerons qu’avec les personnes dont la candidature aura été retenue pour une entrevue.

----------

Medical Secretary - Bilingual

One (1) full-time permanent position - 35 h/week
Location: London
Annual Salary Range: $44,400 to $53,968, excellent benefits, HOOPP pension plan

Reporting to the Director of the Primary Health Sector, the Medical Secretary performs general administrative tasks related to clinical services, keeps records (electronic or paper) and confidential information up to date, and provides administrative support to medical staff.

Specific Responsibilites

• Greet patients and answer calls at the medical clinic and determine the nature and urgency of their needs. Return all calls left on voicemail
• Maintain the medical appointment schedule, including cancellations and rescheduling. Confirm appointments and record attendance and absences
• Coordinate appointments for consultations and outpatient exams and follow up on them
• Monitor the arrival of lab results via email or fax and ensure they are forwarded as needed (for abnormal results).
• Call hospitals, labs, and specialists to obtain reports or test results as needed
• Follow up on patient prescriptions with pharmacies as needed
• Prepare staff schedules in the electronic system and ensure their accuracy
• Maintain an up-to-date list of doctors, pharmacies, clinics, and laboratories in the region
• Print client medical records for insurance claims, legal purposes, client relocation, or other reasons
• Participate in team and staff meetings
• Ensure that the medical clinic is supplied with all necessary forms
• Create necessary forms as needed
• Cover for the receptionist as needed (lunch breaks, breaks, evenings, or days off)
• Train reception staff and the records clerk on medical secretarial matters
• Perform any other duties deemed relevant by the coordinator

Education, Skills and Experience

• Diploma in medical administration from an accredited college or equivalent training/experience
• Basic knowledge of word processing and databases
• A minimum of two years of experience in medical administration
• Excellent communication skills with clients and external partners
• Proficiency in French and English, both spoken and written
• Be willing to work flexible hours to meet the needs of clients
• Ability to work independently and as part of a team

• Ability to adapt and manage time conflicting priorities
• Strong problem-solving and organizational skills
• Have access to a motor vehicle and hold a valid Ontario driver's license

Please send us your cover letter and resume in French or English.

The CSC is committed to the principle of equal access to employment. Accommodations are available upon request. Only those selected for an interview will be contacted.